Der agile Festpreis: Planbarkeit und Flexibilität in der Softwareentwicklung

Wasserfall, Agilität und das Beste aus beiden Welten 

Dreht man das Rad 20 Jahre zurückdreht, war das Vorgehen in der Beauftragung von Softwareentwicklung klar: Es gab ein Lastenheft, ein Pflichtenheft, und zum Schluss einen Preis. Doch dieses Vorgehen brachte in der Praxis viele Probleme mit sich: Unvollständige oder im Detail unpräzise Anforderungen, teure Change Requests und ein hoher bürokratischer Aufwand führten oft zu Unzufriedenheit – auf beiden Seiten.

Mit dem Siegeszug agiler Methoden hat sich die Softwareentwicklung und auch die Beauftragung verändert: Produktverantwortliche arbeiten enger mit Entwicklungsteams zusammen, liefern in iterativen Sprints kontinuierlich Wert, basierend auf wiederkehrendem Reflektieren und Anpassen. Der Fokus liegt auf funktionierender Software, nicht auf vollständiger Spezifikation.

Doch hat sich dabei eine neue Schieflage eingeschlichen: Denn im agilen Setup liegt die Budgetverantwortung und das Kostenrisiko beim Auftraggeber. Aus Sicht des Auftraggebers sollte das Einhalten des Budgets durch den Dienstleister jedoch genauso im Fokus steht wie die Leistungserbringung. 

Der agile Festpreis: Brücke zwischen Flexibilität und Kontrolle

Während niemand in die starren Zeiten des Wasserfallmodells und des Pflichtenhefts zurückkehren möchte, sind die legitimen Bedürfnisse nach Planbarkeit und Risikominimierung in Softwareprojekten unbestreitbar. Hier bietet der agile Festpreis eine innovative Lösung, die die Vorteile agiler Entwicklung mit klaren finanziellen Rahmenbedingungen vereint.

Als erfahrener Softwaredienstleister haben wir bei bluehands dieses Modell schon sehr früh adaptiert. Der Kernansatz: In einem initialen Abschnitt, der einen Scoping-Workshop und typischerweise drei bis fünf Sprints umfasst, bauen wir gemeinsam mit unserem Kunden ein belastbares Backlog aufgebaut. Dieses Vorgehen ermöglicht es, die Projektgröße realistisch abzuschätzen und darauf basierend ein verbindliches Budget zu vereinbaren. Dabei wird der Rahmen so festgelegt, dass die Must-haves sicher abgedeckt sind und es zusätzlich noch genug Raum für Features und Changes gibt. Anschließend starten wir agil in die Umsetzung.

Der entscheidende Vorteil für den Kunden ist die Priorisierungshoheit: Innerhalb des vereinbarten Budgets können sie die Reihenfolge von Features ändern oder neue Funktionen wählen, ohne Mehrkosten befürchten zu müssen. Den Puffer, der nicht gebraucht wird, wird sinnvoll genutzt – und das Produktmanagement profitiert direkt von mehr Features. Die Verantwortung für die Einhaltung des Budgets tragen wir dabei gemeinsam mit dem Auftraggeber, was ein echtes Risksharing und eine signifikante Risikominimierung für den Product-Owner bedeutetet. 

Vertrauen als Basis 

Mit dem agilen Festpreis übernehmen wir bei bluehands das Risiko. Dieses besteht vor allem darin, dass innerhalb des vereinbarten Budgets eine fixe Leistung zu erbringen ist, selbst wenn sich im Projektverlauf unvorhergesehene Aufwände ergeben. Doch genau dieses partnerschaftliche Mittragen der Verantwortung bildet die Basis für eine transparente und ergebnisorientierte Zusammenarbeit mit dem Kunden.

Die initiale Phase ist dabei von entscheidender Bedeutung, denn hier erfolgt das genauere Kennenlernen des Projekts. Auf dieser Basis kann das Entwicklungsteam dann seine Velocity – also der Entwicklungsaufwand pro Story-Point ermitteln. Auf Basis dieser Daten kann der Gesamtaufwand für das Projekt extrapoliert und ein verbindlicher Festpreis angeboten werden. Die ersten drei bis fünf Sprints werden vom Kunden getragen – eine gezielte Investition in die präzise Projektdefinition. Nach dieser Phase kann der Kunde entscheiden, ob er auf Basis des festgesetzten Preises mit uns weiterarbeiten möchte.  

Der Kunde hat zu diesem Zeitpunkt bereits ein valides Backlog und erste funktionierende Ergebnisse in der Hand. Verglichen mit dem Gesamtaufwand eines Projekts sind drei bis fünf Sprints ein geringeres Investment und überschaubares Risiko. Daraus folgt aber auch, dass der agile Festpreis besonders gut bei größeren Projekten funktioniert, während kleinere Projekte oft leichter direkt abschätzbar sind.

Bei diesen Initial-Sprints geht es nicht nur um Features, sondern auch um das gemeinsame Verständnis für Ziele, Möglichkeiten und Prioritäten.

Voraussetzungen, ohne die es nicht geht

Beim agilen Festpreis gibt es Voraussetzungen, ohne die es nicht funktioniert:

• Gemeinsames Verständnis:
  Team und Auftraggeber:innen einigen sich auf Ziele, Abgrenzungen und „Done“-Kriterien.
   
• Datenbasierte Schätzung:
  Velocity wird in der Startphase erhoben – nicht geraten.
   
• Produktverantwortung mit Zeitbudget:
  Product Owner brauchen Kapazität für Priorisierung und Feedback – sonst versandet Agilität.
   
• Governance & Transparenz:
  Klare Metriken (z. B. Durchsatz, Scope-Änderungen) und regelmäßige Reviews sind Pflicht.
   

Scoping-Workshops: Gezielte Vorarbeit für bestes Ergebnis

Ein besonders bewährtes Element in diesem Prozess sind sogenannte Scoping-Workshops. Darin werden gemeinsam erste Lösungsskizzen entwickelt, Systementwürfe erarbeitet und potenzielle Key Features oder Meilensteine des Projekts definiert.  

Ein Beispiel aus der Praxis beweist es sehr anschaulich: In einem Kundenprojekt lagen die ersten Schätzungen bei 300 Personentagen. Nach einem Scoping Workshop konnte der Projektinhalt so konkretisiert und der Aufwand präzisiert werden, dass sich das tatsächliche Angebot auf 200 Personentage belief – bei gleichem Funktionsumfang und geschärften Anforderungen. Allein durch das gezielte Vorarbeiten konnte etwa ein Drittel des zuvor angedachten Aufwands eingespart werden. 

Aber auch in die andere Richtung kann ein Scoping-Workshop hilfreich sein. Denn manchmal unterschätzt man ein Projekt und die dazugehörigen Kosten auch. Dann unterstützt wir dabei, das Projekt zu durchdenken, Prioritäten zu definieren und Key-Features festzulegen. Das Ergebnis ist immer dasselbe: ein belastbarer Funktionsumfang und eine klare Implementierungsstrategie. 

Agile Festpreisprojekte in der Praxis: Sicherheit und Flexibilität

Besonders häufig setzen Kunden aus Konzernstrukturen auf das agile Festpreismodell, denn dort sind die Rahmenbedingungen fester. Gleichzeitig bleiben Auftraggeber inhaltlich federführend, denn die Product Owner wissen am besten, welche Probleme gelöst werden müssen – und entscheiden, wo die Prioritäten im Backlog liegen. bluehands ist Teil dieses Prozesses, das Produktmanagement behält selbstverständlich immer die Hoheit über das Backlog. 

Kein Kompromiss, sondern eine geniale Lösung

Für bluehands ist der agile Festpreis weit mehr als ein Kompromiss zwischen klassischen Modellen. Es ist eine zeitgemäße Lösung für ein sehr reales Problem. Denn weder reines Time & Material noch klassische Festpreise lösen die Herausforderungen moderner Projekte zufriedenstellend. Hier bringt der agile Festpreis beides in Einklang – Planbarkeit und Agilität.

Der agile Festpreis holt das Beste aus dem heraus, was zur Verfügung steht: Budget, Zeit und Funktionsumfang. Und das auf Augenhöhe.

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